Dotacja przyznana, a pieniędzy nadal nie ma

Prace skończone, faktury zapłacone, a dotacja wciąż nie przychodzi. Najczęstszy powód to wniosek o płatność, który wrócił do poprawy.

Skalę problemu pokazują dane z odpowiedzi Ministerstwa Klimatu i Środowiska na interpelację poselską z 27 maja 2026 roku. Według stanu na 15 maja 2026:

WFOŚiGW w Toruniu zwrócił beneficjentom do poprawy 3 559 wniosków o płatność, a 370 czekało na ocenę,
WFOŚiGW w Poznaniu zwrócił do poprawy 2 106 wniosków, a 394 czekały na ocenę,
po zsumowaniu danych wszystkich 16 funduszy z tej tabeli wychodzi około 40,8 tys. wniosków zwróconych do poprawy w całym kraju. To nasza suma, ministerstwo nie podaje łącznej liczby.

Ministerstwo zaznacza, że na jedną umowę przypada od jednego do trzech wniosków o płatność, więc nie jest to liczba osób. Podaje też, że średni czas od złożenia wniosku o płatność do pozytywnej decyzji wyniósł w 2025 roku 116 dni. To średnia z danych pięciu funduszy, bo pozostałe takich danych nie zbierają. Gdy wniosek jest poprawny, wypłata trwała średnio 17 dni.

Wniosek: poprawny za pierwszym razem wniosek o płatność to różnica kilku miesięcy czekania.

Najczęstsze błędy w dokumentach

Poniższa lista opiera się na instrukcji wypełniania wniosku o płatność, która obowiązuje od 20 lipca 2026 roku.

1. Faktury bez wymaganych danych

Faktura musi pozwalać zidentyfikować urządzenie: producent, nazwa i model.
Musi być wystawiona na beneficjenta albo na beneficjenta razem z małżonkiem.
Koszt nie jest kwalifikowany, jeśli fakturę wystawił małżonek beneficjenta, który prowadzi działalność gospodarczą i pozostaje z beneficjentem we wspólności majątkowej.
Każdą pozycję trzeba przypisać do właściwej kategorii kosztów.
Jeśli dotacja ma trafić bezpośrednio na konto wykonawcy, faktura musi zawierać numer jego rachunku.

2. Brak dowodu zapłaty

Jeśli na fakturze jest zapis „gotówka/przelew”, trzeba dołączyć dowód zapłaty. Nie jest potrzebny, gdy faktura ma adnotację „zapłacono gotówką”.

3. Brak dokumentu likwidacji starego źródła ciepła

Do wniosku trzeba dołączyć imienny dokument potwierdzający likwidację starego kotła: dokument zezłomowania, kartę przekazania odpadu albo formularz przyjęcia odpadów metali. Piec kaflowy albo kominek trzeba odłączyć od komina, co potwierdza protokół. Od 20 lipca 2026 odłączenie i dostosowanie komina może potwierdzić nie tylko mistrz kominiarski, ale też osoba z uprawnieniami budowlanymi.

4. Niepełne protokoły odbioru

Protokół odbioru musi zawierać wszystkie wymagane elementy, na przykład przy kotle potwierdzenie braku rusztu awaryjnego. Instalator musi mieć odpowiednie uprawnienia.

5. Brak współczynnika U dla okien i drzwi

Karty produktu i etykiety energetyczne nie są potrzebne, jeśli urządzenie jest na Liście Zielonych Urządzeń i Materiałów (ZUM). Dla okien i drzwi trzeba jednak wykazać współczynnik przenikania ciepła U.

6. Brak świadectwa charakterystyki energetycznej

Do końcowego wniosku o płatność trzeba dołączyć świadectwo charakterystyki energetycznej budynku po wykonaniu prac.

7. Rozliczenie niezgodne z umową i audytem

Każdą umowę z wykonawcą i każdą kategorię kosztów rozlicza się w całości w jednym wniosku o płatność.
Zakres prac musi wynikać z dokumentu podsumowującego audyt energetyczny.

8. Błędy formalne

Wniosek złożony do niewłaściwego funduszu jest zwracany bez rozpatrzenia. Decyduje województwo, w którym stoi budynek, a nie miejsce zamieszkania. Szerzej piszemy o tym we wpisie Toruń czy Poznań?.
Dokument oznaczony jako „wydruk roboczy” nie jest rozpatrywany.
Pełnomocnictwo wymaga notarialnego poświadczenia podpisu.

Terminy, których trzeba pilnować

Dotację rozlicza się w maksymalnie trzech częściach. Przy prefinansowaniu dochodzi do tego zaliczka do 35%.
Na prace jest 24 miesiące od złożenia wniosku o dofinansowanie. Termin można wydłużać, za każdym razem najwyżej o 6 miesięcy, ale nie dłużej niż do 30 czerwca 2032.
Końcowy wniosek o płatność trzeba złożyć w ciągu 90 dni od upływu terminu realizacji. Inaczej dotacja przepada.
Przy prefinansowaniu na prace objęte zaliczką jest 180 dni, a potem 30 dni na wniosek o płatność rozliczający zaliczkę.
Na wezwanie do uzupełnienia masz 10 dni roboczych. Wezwanie może przyjść e-mailem, więc sprawdzaj skrzynkę i folder spam.
Fundusz wypłaca dotację w ciągu 60 dni od wpływu kompletnego wniosku. Po każdym uzupełnieniu ten termin liczy się od nowa.

Jeśli mimo wezwania nie złożysz wyjaśnień ani poprawek, fundusz może wniosek odrzucić.

Jak złożyć wniosek o płatność

Formularz wypełnia się w Generatorze Wniosków o Dofinansowanie (GWD). Są dwie drogi:

w pełni elektronicznie: z podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym, a załączniki dołącza się jako plik ZIP,
wysyłka z GWD, a potem wydruk: podpisany odręcznie i złożony razem z papierowymi załącznikami.

Przy najwyższym poziomie dofinansowania i przy prefinansowaniu wniosek składa operator, czyli gmina albo fundusz, przez swoje konto w GWD. Ty możesz przygotować wersję roboczą. Obowiązkowy jest wtedy protokół z wizytacji końcowej operatora.

Jak możemy pomóc

Rozliczenie dotacji to część naszej pracy, nie dodatek. Zbieramy faktury, protokoły i świadectwo charakterystyki energetycznej, sprawdzamy je przed wysłaniem i pilnujemy terminów. Dzięki temu wniosek o płatność trafia do funduszu kompletny.

Zadzwoń albo napisz do nas, jeśli kończysz prace albo dostałeś wezwanie do uzupełnienia.

Wniosek o płatność w Czystym Powietrzu: najczęstsze błędy i jak ich uniknąć